Stöd för dokumentation, insatser utan behovsprövning

Genomförande av insatser enligt 11 kap. 5 § SoL omfattas av dokumentationsskyldighet enligt 14 kap. 3 § SoL. Det är åtgärder, faktiska omständigheter och händelser av betydelse som ska dokumenteras. Vid IUB ska dokumentationen omfatta sådana uppgifter som är av betydelse för genomförande och uppföljning av insatsen. Dokumentationen kommer därför att variera utifrån vilken insats det är fråga om.

Om beslut om undantag från dokumentationsskyldigheten inte fattas, bör utgångspunkten vara att dokumentationen vid IUB sker på individnivå som gör det möjligt att identifiera enskilda.

Undantag från att dokumentera uppgifter som kan röja den enskildes identitet

Socialnämnden får, om det finns särskilda skäl, enligt 14 kap. 5 § SoL besluta att uppgifter som kan röja den enskildes identitet inte ska dokumenteras vid genomförande av en insats utan individuell behovsprövning. Beslut om undantag ska gälla per insats och alla som deltar i insatsen. Det går inte att göra undantag bara för vissa individer eller grupper som får insatsen.

Vad som utgör särskilda skäl måste bedömas utifrån insatsens syfte och karaktär. Undantag kan till exempel vara motiverat om

• det bedöms vara svårt att nå utsatta grupper om det inte finns möjlighet för enskilda att delta anonymt, till exempel vid insatser som rör våld i nära relationer, hedersrelaterat våld och förtryck, prostitution, skadligt bruk eller beroende

• det inte bedöms lämpligt eller behövligt att dokumentera uppgifter på individnivå, till exempel öppna verksamheter som är utformade som mötesplatser eller träffpunkter.

Skälen för att göra undantag från dokumentationskravet måste vägas mot behovet av att kunna följa upp insatsen på individnivå. Vid insatser som utförs i den enskildes hem, som exempelvis hemtjänst, får det i allmänhet anses finnas ett så stort behov av att kunna följa upp insatsen på individnivå att det inte kan bli aktuellt att göra undantag från dokumentationskravet. Se sida 12 i Socialstyrelsens meddelandeblad:

Socialstyrelsens meddelandeblad om IUB (nr 3/2025)

Socialnämnden har fortfarande en dokumentationsskyldighet även när de har beslutat om att undanta uppgifter som kan röja den enskildes identitet. Det handlar då oftast om uppgifter som behövs för att kunna följa upp verksamhetens kvalitet, men som inte gör att det är möjligt att identifiera enskilda.

Dokumentation vid rådgivning

Det finns inget krav på att uppgifter om enskildas personliga förhållanden ska dokumenteras vid rådgivning (14 kap. 4 § SoL). Syftet är att möjliggöra för enskilda att fortsatt kunna vara anonyma när de söker sig till socialtjänsten för rådgivning. Dokumentation av andra uppgifter, som till exempel behövs för att följa upp eller kontrollera verksamheten omfattas inte av undantaget och behöver därför dokumenteras. Se sida 10 i Socialstyrelsens meddelandeblad:

Socialstyrelsens meddelandeblad om IUB (nr 3/2025)

Det finns ett par insatser som enligt sin benämning i lag och förarbeten är just rådgivning. Dessa är budget- och skuldrådgivning, familjerådgivning och alkoholrådgivning. SKR:s bedömning är att tolkningar som går utöver det bör göras med försiktighet eftersom det inte finns någon tydlig definition av begreppet rådgivning. Om det bedöms finnas ett behov av att inte dokumentera uppgifter som kan röja en persons identitet är det bättre att fatta ett beslut om undantag från dokumentation enligt 14 kap. 5 § SoL än att hänvisa till att insatsen är att se som rådgivning.

Personakt och journal

Om en insats ska dokumenteras på individnivå som gör det möjligt att identifiera enskilda så görs det lämpligast i en personakt som hör till ett verksamhetssystem. Det finns i dagsläget inga krav på att dokumentation av insatser utan behovsprövning i en personakt ska innefatta en journal. Det finns alltså i dagsläget inte något krav på löpande kronologiska anteckningar.

Tänk på att även om verksamhetssystemen har lösningar för att pseudonymisera akter så är pseudonymiserade uppgifter fortfarande personuppgifter, eftersom möjligheten till identifiering fortfarande finns kvar även om risken för att identifiera en person minskar.

Guide: Anonymiserade personuppgifter, IMY

Anteckningar för eget bruk

Medarbetare kan i vissa fall behöva göra anteckningar för att man som enskild person ska minnas eller för administration. Dessa kallas ibland för minnesanteckningar. Det kan till exempel vara en kalenderbokning eller anteckningar som förs mellan rådgivningstillfällen. Avsikten med anteckningarna är inte att tillföra någon ny sakuppgift till ärendet. De är inte heller tänkta att delas med kollegor eller användas som underlag för uppföljning eftersom det i så fall skulle omfattas av dokumentationsskyldigheten. Om det finns behov av att kunna föra minnesanteckningar måste de i så fall kunna hanteras på ett säkert sätt.