3. Arbeta för att socialtjänsten och kommunen har kapacitet att ställa om

Vi behöver budgetera långsiktigt och strategiskt för att möta vår ambitionsnivå och förändringar i omvärlden. Det handlar om att omfördela resurserna så att de ger mest nytta, kanske samverka kring gemensam finansiering, och att säkra medel över tid.

Reflektionsfrågor för dig i ledningen

• Matchar vår budgetering vår ambitionsnivå?
• Hur stor del av budgeten går till att driva ordinarie verksamhet och hur mycket lägger vi på utveckling?
• Hur stor del av budgeten läggs på förebyggande arbete, och hur mycket går till akuta åtgärder? Vilka av utgifterna för akuta åtgärder skulle undvikas om vi lyckades bättre med det förebyggande arbetet?
• Budgeterar vi för att stödja verksamheter att arbeta kunskapsbaserat?
• Budgeterar vi på ett jämställt och jämlikt sätt så att olika grupper av flickor och pojkar, kvinnor och män, får likvärdig tillgång till stöd och insatser utifrån sina behov?
• Samordnar vi när, och hur, kommunen kan använda olika statliga medel att få mesta möjliga utväxling utifrån ett helhetsperspektiv (till exempel statsbidrag för ny socialtjänstlag, aktivitetskravsreformen och brottsförebyggande arbete)?
• Behöver vi utveckla vår ekonomiska styrning för att uppnå en förebyggande välfärd på lång sikt? Hur gör vi det? Vill vi till exempel mäta ekonomiskt utfall på ett annat sätt än idag?
• Finns redan idag samfinansiering i kommunen kring vissa mål, områden eller verksamheter? Kan några mål eller områden inom socialtjänstens omställning finansieras kommunövergripande eller tillsammans med andra förvaltningar eller regionen? Hur för vi dialog om detta mellan förvaltningar och nämnder och på kommunövergripande nivå? Finns det någon verksamhet som bäst kan finansieras tillsammans med andra kommuner i form av olika samverkansavtal (till exempel avtalssamverkan, kommunalförbund eller gemensam nämnd)?
• Hur för den politiska majoriteten och oppositionen dialog om gemensamma långsiktiga prioriteringar? Hur säkerställer vi stabila finansiella förutsättningar även om det politiska styret byts ut?
  

Tips på stöd hos andra aktörer

Ekonomisk utvärdering – stöd för prioriteringar, Folkhälsomyndigheten (öppnas i nytt fönster)

Satsa tidigt, tänk långsiktigt – stöd för sociala investeringar, Skolverket och Socialstyrelsen (öppnas i nytt fönster)

Jämställdhetsbudgetering på 60 minuter, Jämställdhetsmyndigheten (öppnas i nytt fönster)

3.2 Trygga kompetens och skapa en lärande organisation

Kompetensförsörjning, kompetensutveckling, nära ledarskap och en lärande organisation är viktiga nycklar för att stärka kvaliteten i verksamheten och ställa om till en mer hållbar välfärd. Det handlar om att ta tillvara och stärka medarbetarnas kunskap och uppmuntra ett klimat som stödjer lärande och utveckling. Men också om att skapa attraktiva arbetsplatser, jobba med friskfaktorer och förbättra arbetsmiljön.

Reflektionsfrågor för dig i ledningen

• Hur bidrar vi till en organisation som har kompetens att leda och driva förändring och omställning?
• Hur ser vi till att medarbetare har utrymme att använda och utveckla sitt professionella omdöme och tillräcklig tid att uppdatera sig kring bästa tillgängliga kunskap och forskning?
• Tar vi tillvara den kunskap och omvärldsbevakning vi kan få från vår regionala samverkans- och stödstruktur (RSS) och när sådan finns, vår forsknings- och utvecklingsenhet (FoU)?
• Hur möjliggör och uppmuntrar vi lärande inom och mellan förvaltningar? Vad behöver vi göra för att chefer och medarbetare i olika delar av organisationen bättre ska kunna använda och förstärka varandras kompetenser?
• Har vi en plan och budget för långsiktig kompetensutveckling, till exempel genom Yrkesresan?
• Har våra chefer goda förutsättningar att stödja medarbetare, till exempel tillräcklig tid och ansvar för lagom stora arbetsgrupper?
• Hur visar vi i ledningen att lärande och reflektion är värdefullt? Hur ser vi till att medarbetare och chefer har utrymme att systematiskt reflektera, dela framgångar och motgångar, följa upp, lära, testa nytt och ompröva? Finns en kontinuerlig återkoppling mellan olika nivåer i organisationen inklusive förtroendevalda?
• Vilken strategi har vi för att säkra kompetensförsörjningen i förvaltningen och övergripande i kommunen? Samverkar vi med andra kommuner, regionen och privata arbetsgivare? Jobbar vi med arbetsmiljö, friskfaktorer och karriärvägar/utvecklingsmöjligheter? Hur tar vi som arbetsgivare tillvara kompetensen hos olika grupper av kvinnor och män?

Tips på stöd hos SKR

Stöd att stärka kompetensförsörjningen (öppnas i nytt fönster)

Stöd att stärka arbetsmiljön (öppnas i nytt fönster)

Så bidrar Yrkesresan till kompetens, trygghet och yrkesstolthet (öppnas i nytt fönster)

Tips på stöd hos andra aktörer

Leda förändring – kultur för en lärande organisation, Skolverket (öppnas i nytt fönster)

Dela upp arbetet inom äldreomsorgen, Socialstyrelsen (öppnas i nytt fönster)

3.3 Stärk analyskapacitet

Att samla in kunskap och följa upp resultat är viktigt för att utveckla verksamhet. Men det räcker inte bara att samla in data – vi måste också förstå vad den visar. För att nå verklig förbättring krävs ett strukturerat arbete med analys. För många kommuner kan det vara svårt att hitta kompetens som kan hantera hela kedjan med planering, uppföljning, analys och åtgärder och här kan samarbete vara en lösning.

Reflektionsfrågor för dig i ledningen

• Efterfrågar vi i ledningen analyser av behov, insatser, resultat och effekter på kort och lång sikt? Vilken typ av analyser behövs på olika nivåer? Hur går vi vidare efter analyser till att förbättra och förändra?
• Finns det tillräcklig kompetens och bemanning för att göra kvalificerade och användbara analyser av både kvalitativa och kvantitativa data? Har vi avsatt tid och budget för analysarbete, inte bara datainsamling? Har vi en strategi för att säkra analyskapacitet långsiktigt?
• Hur ser vi på datadriven utveckling? Hur kan vi inspireras av andra? Hur kan vi ta nästa steg?
• Hur skapar vi förutsättningar för att analysera och tolka data tillsammans med andra förvaltningar, så att resurser och insatser kan planeras mer träffsäkert?
• Utforskar vi nya sätt att organisera analysarbetet, till exempel gemensamma resurser för forskning och utveckling tillsammans med andra kommuner eller inom länet (regionen, regionala samverkans- och stödstrukturer (RSS) eller Länsstyrelsen)?

Tips på stöd hos andra aktörer

Koll på analysen – stöd för praktiskt analysarbete, RKA (öppnas i nytt fönster)

3.4 Effektivisera och ta bort onödig administration

Kan vi ta bort onödig administration som inte skapar nytta och värde? Genom att samordna och förenkla administration och minska på kontroll, kan vi frigöra tid för socialt arbete/att möta brukare, öka effektiviteten och säkerställa att resurser används där de gör störst nytta för invånarna. Det kan handla om att se över vilka rutiner, processer, rapporteringskrav, dokumentation och interna styrsignaler som har byggts på succesivt över tid.

Reflektionsfrågor för dig i ledningen

• Finns det exempel på när vi gör mer än vad som krävs enligt regelverk eller riktlinjer? Vad är orsaken bakom – handlar det om otydliga krav, rädsla att göra fel, gammal vana eller tidigare politiska beslut?
• Har vi undersökt vilka arbetsmoment som medarbetare och chefer upplever som onödiga eller tidskrävande? Finns det processer som tar mycket tid men ger lite värde? Har vi testat att ta bort eller förenkla något – och vad blev resultatet?
• Hur kan vi effektivisera våra handläggningsprocesser för att frigöra mer tid för socialt arbete? Hur arbetar vi strategiskt med att se över vad som ska dokumenteras och hur det ska göras, både när det gäller insatser med och utan behovsprövning?
• Hur främjar vi en kultur och ett ledarskap som uppmuntrar till att förenkla där det går eller att pröva nya enklare lösningar?

Tips på stöd hos SKR

Dokumentation insatser utan behovsprövning (öppnas i nytt fönster)

Mäta arbetstyngd i socialtjänsten (öppnas i nytt fönster)

3.5 Se över digitala lösningar

Vilka digitala lösningar använder vi idag, hur matchar de dagens behov? Vilka nya lösningar behöver vi utforska? Med rätt resurser och kompetens kan vi breddinföra fler digitala lösningar som spar tid för medarbetare och underlättar för invånare, brukare och anhöriga.

Reflektionsfrågor för dig i ledningen

• Hur ser vi på digitalisering, har vi samsyn i ledningen?
• Har vi inventerat vilka digitala lösningar för socialtjänstens har idag som stödjer omställningen till ny socialtjänstlag inom olika verksamhetsområden, till exempel e-tjänster, välfärdsteknik, andra lösningar som ökar kvalitet och minskar administration? Är de breddinförda?
• Saknas lösningar för några målgrupper och hur gör vi för att utforska sådana lösningar? Tar kommunens övergripande planering och omvärldsanalys upp sådana lösningar?
• Har vi inventerat vilka nya digitala lösningar som är möjliga att avropa via avtal?
• Har vi budgeterat för digitala lösningar eller finns budget för det centralt i kommunen? Hur ser ansvarsfördelningen ut och hur samarbetar vi med andra förvaltningar, till exempel centrala IT-enheter?
• Hur arbetar vi med informationssäkerhet? Har vi ansvariga för digitalisering i den egna förvaltningen och har de rätt resurser, kontaktytor, kompetens och kännedom om nationella stöd i form av exempelvis Handslaget för digitalisering (SKR) där både välfärdsteknik och socialtjänstens verksamhetsstöd ingår eller E-hälsomyndigheten?
• Hur samverkar vi kring digitala lösningar med andra kommuner och aktörer?

Stöd hos SKR

Leda och styra för digitalisering (öppnas i nytt fönster)

Digitalisering i socialtjänsten (öppnas i nytt fönster)

Stöd att införa välfärdsteknik (öppnas i nytt fönster)

Sociala medier – vägledning för socialtjänsten (öppnas i nytt fönster)

Handslag för digitalisering (öppnas i nytt fönster)

Stöd hos andra aktörer

Nyttokalkyler, Inera (öppnas i nytt fönster)

3.6 Samverka om insatser och verksamhet för att använda resurser smart

Kan vi identifiera och prova nya sätt att använda resurser tillsammans med andra aktörer? Att avtala och samarbeta med andra kommuner kring verksamhet kan spara resurser, öka kvaliteten och göra tillgången till stöd mer likvärdig för invånarna. Att planera, samverka och samarbeta med andra förvaltningar kring olika målgrupper kan också vara ett smart sätt att ta tillvara både kompetens och resurser.

Reflektionsfrågor för dig i ledningen

• Har vi en gemensam bild av var samarbete kring verksamhet kan ge störst effekt? Har vi kartlagt vilka områden som lämpar sig för gemensamma formaliserade lösningar? Finns en analys av var vi har överlappande insatser eller dubbla kostnader?
• Har vi effektiva forum där olika verksamheter och aktörer regelbundet möts för att samordna insatser på individ-, grupp- och samhällsnivå och kan dela relevant data och kunskap? Finns gemensamma ledningsgrupper eller styrmodeller för tvärsektoriella frågor?
• Har vi prövat eller planerar vi att pröva gemensamma lösningar genom avtalssamverkan och andra samverkansformer, kommunalförbund, gemensamma nämnder, eller andra typer av formaliserade samarbeten? Har vi utvecklat samarbete med civilsamhället, till exempel idéburet offentligt partnerskap (IOP)?
• Hur arbetar vi tillsammans med andra aktörer i och utanför kommunen för att motverka välfärdsbrottslighet så att socialtjänsten och välfärdens resurser går till det som de är avsedda för?
• Har vi identifierat möjligheter att dela kompetens, lokaler eller digitala verktyg mellan verksamheter?
• Har vi en kultur som uppmuntrar att pröva nya arbetssätt och organisering över verksamhetsgränser?
  

Stöd hos SKR

Stöd för avtalssamverkan (öppnas i nytt fönster)

Filmer: Olika samverkansformer, juridiska för- och nackdelar (öppnas i nytt fönster)

3.7 Ge utrymme både att förbättra befintligt och att utforska helt nytt

Under omställningen behöver vi både förbättra det vi redan gör, och samtidigt utforska och testa helt nya lösningar både i det stora och det lilla. Vi behöver hitta en bra balans för hur vi styr och leder: Å ena sidan ta hand om och förbättra befintliga strukturer och arbetssätt, å andra sidan att ge utrymme för att utforska nya mer effektiva lösningar för framtiden.

Reflektionsfrågor för dig i ledningen

• Har vi förmåga att styra och leda förbättringsarbete och utforskande samtidigt?
• Hur planerar och prioriterar vi vårt arbete med att förbättra befintliga arbetssätt respektive att utforska och testa nya lösningar? Avsätter vi resurser för båda perspektiven i verksamheten? Prioriteras det ena på bekostnad av det andra?
• Vilka rutiner och strukturer motverkar eller främjar förbättring respektive utforskande hos oss?
• Hur kan vi bidra till att förbättringsarbete och arbete med att utforska och testa inte skapar parallella spår utan bidrar till helhet?