6. Följ upp resultat av insatser och använd kunskap för att förbättra/avveckla

För att socialtjänsten ska vara kunskapsbaserad behöver ledningen organisera och styra så att arbetssätt och insatser så långt som möjligt stöd av vetenskap eller beprövad erfarenhet. Det förutsätter att organisationen har tillgång till aktuell kunskap, att medarbetarna har tid att använda och förnya kunskap samt att verksamheten följs upp systematiskt.

Den samlade kunskapen hjälper oss att avgöra vilka arbetssätt och insatser som fungerar bra och vilka som behöver utvecklas eller ges på andra sätt, till exempel utan behovsprövning. Det finns inte vetenskap och/eller beprövad erfarenhet för alla insatser och/eller arbetssätt idag, men när kunskapen finns ska den användas. Lokal uppföljning av de insatser och arbetssätt där det saknas vetenskap och/eller beprövad erfarenhet blir därför extra viktig. Beprövad erfarenhet är kunskap som vuxit fram i verksamheten över tid, genom att erfarenheter från professionen och brukarna har synliggjorts, värderats och systematiserats genom uppföljning, dokumentation, kritisk granskning och spridning.

Reflektionsfrågor för dig i ledningen

• Vet vi om våra arbetssätt och insatser stöds av vetenskap och beprövad erfarenhet? Inför vi arbetssätt och insatser som bygger på vetenskap eller beprövad erfarenhet? Om inte, varför?
• Finns rutiner och tidsplan för återkommande uppföljning och analyser av vårt utbud av insatser och arbetssätt kopplat till bästa tillgängliga kunskap? Analyserar vi då även vilka av insatserna som är lämpliga att ge utan behovsprövning?
• Har medarbetare och chefer tillgång till aktuell forskning och kunskapsstöd? Vilka strukturer har vi för att göra kunskapen tillgänglig på olika nivåer i organisationen? Vilka strukturer har vi för att sprida ny kunskap?
  
• Har medarbetare och chefer tillgång till data och resultat från lokala uppföljningar i sitt dagliga arbete? Hur tar förtroendevalda del av den lokala kunskapen?
• Vad har vi för strukturer och processer för att följa verksamheten över tid, granska, värdera och systematisera kunskap och erfarenheter från profession och brukare? Ser vi brukares röster som en viktig del i att bygga en kunskapsbaserad socialtjänst?
• Hur säkerställer vi att vetenskaplig kunskap och beprövad erfarenhet används i beslutsfattande på alla nivåer? Finns underlag som visar hur det har vägts in i val av vilka insatser och arbetssätt som organisationen erbjuder?
• Styr och leder vi för att främja en kultur som stödjer lärande och utvecklingen av en kunskapsbaserad socialtjänst? Hur skapar vi i ledningen förutsättningar för medarbetare att arbeta kunskapsbaserat?
• Samarbetar vi med andra för att bidra till utvecklingen av bästa möjliga kunskap, till exempel med regionala samverkans-och stödstrukturer (RSS) och forsknings-och utvecklingsenheter (FoU)?
  

Tips på stöd hos SKR

Kunskapsbaserad socialtjänst (öppnas i nytt fönster)

Tips på stöd hos andra aktörer

Kunskapsbaserad socialtjänst, Kunskapsguiden (öppnas i nytt fönster)

Temavecka 2025 om kunskapsbaserad socialtjänst, Socialstyrelsen (öppnas i nytt fönster)

Att leda en evidensbaserad praktik - Kunskapsguiden (öppnas i nytt fönster)

6.2 Följ upp och analysera systematiskt för att utveckla lokal kunskap

En kunskapsbaserad socialtjänst behöver utveckla lokal kunskap om den egna verksamheten. Hur fungerar insatserna för brukarna och deras anhöriga, får olika grupper ett likvärdigt stöd utifrån sina behov?

Lokal kunskap tas fram genom att systematiskt samla in och analysera kvantitativa och kvalitativa data. Det kan till exempel göras genom individbaserad systematisk uppföljning (ISU), brukarundersökningar, utvärderingar och avvikelsehantering eller genom kvalitativa undersökningar riktade till brukare och anhöriga eller medarbetare. Ofta sker den lokala kunskapsutvecklingen inom verksamhetens systematiska kvalitetsarbete. Lokal kunskap om olika grupper av flickor och pojkar, kvinnor och män, hjälper socialtjänsten att utforma och ge ett gott och likvärdigt stöd till brukare och invånare utifrån deras behov.

Med strukturerad och ändamålsenlig dokumentation säkerställer vi att vi samlar in rätt information och kan göra jämförelser och andra analyser. Diskussioner om hur och vad vi dokumenterar är en del av arbetet med att utveckla lokal kunskap. Ledningen behöver också vara tydlig med vad som ska följas upp, när och varför. Uppföljningen bör förutom ekonomi och volymmått även omfatta kvalitetsmått.

Reflektionsfrågor för dig i ledningen

• Är det tydligt för verksamheten vad som återkommande ska följas upp och varför? Hur kommunicerar vi vilka nyckeltal och mått som är viktigast att följa lokalt? Hur ser ledningens process ut för att prioritera vad som ska följas upp under året?
• Har organisationen tillgång till data om insatser, arbetssätt och invånares samt brukares behov – till exempel från , kvalitetsregister, utvärderingar, brukarundersökningar, trygghetsundersökningar, individbaserad systematisk uppföljning, och data från NUSO (Nationell uppföljning av socialtjänstens omställning)? Om inte, vad behöver vi komplettera med?
• Har verksamheten förutsättningar att göra analyser av om insatser och arbetssätt möter invånarnas behov samt vilka resultat som uppnås för olika grupper? Har vi statistik uppdelad på exempelvis kön, ålder, utländsk bakgrund, utbildning, inkomst och geografi? Tar vi reda på vad skillnader beror på och om de är motiverade?

• Har verksamheten förutsättningar att arbeta med olika metoder för att skapa lokal kunskap (till exempel individbaserad systematisk uppföljning )? Har verksamheten förutsättningar och kompetens att arbeta med analys av olika datakällor? Vilka funktioner/kompetenser behöver bidra i analysarbetet?
• När vi fattar beslut om att ge insatser utan behovsprövning skapar vi också förutsättningar för att dessa ska kunna dokumenteras och följas upp? Finns tillräcklig kompetens i strukturerad och ändamålsenlig dokumentation hos dem som ska dokumentera? Hur utvecklar vi verksamhetssystem som stödjer dokumentation av insatser utan behovsprövning på lämpligt sätt?
• Hur skapar vi förutsättningar för och samarbetar med systemleverantörer kring strukturerad dokumentation? Har verksamheten digitala verktyg som stödjer datainsamling, analys och visualisering? Är vår data strukturerad och kvalitetssäkrad, utifrån gemensamma termer och begrepp, så att den går att använda för uppföljning?
• Samarbetar vi med andra för att utveckla och analysera lokal kunskap, till exempel andra förvaltningar i kommunen, andra kommuner, regionala samverkans-och stödstrukturer (RSS), forskning och utvecklingsenhet (FoU), lärosäten?

Tips på stöd hos SKR

ISU, lokal uppföljning (öppnas i nytt fönster)

Standardisera socialtjänstens verksamhetssystem (öppnas i nytt fönster)

Tips på stöd hos andra aktörer

Metodstöd för att utvärdera förebyggande och hälsofrämjande arbete för äldre, Socialstyrelsen (öppnas i nytt fönster)

Koll på analysen – stöd för praktiskt analysarbete, RKA (öppnas i nytt fönster)

ISU, Kunskapsguiden (öppnas i nytt fönster)

ISU, Socialstyrelsen (öppnas i nytt fönster)

6.3 Efterfråga insikter och resultat från lokal uppföljning av insatser och arbetssätt

Har vi lyckats förebygga sociala problem? Får olika grupper av invånare, brukare och anhöriga ett likvärdigt stöd? När chefer och förtroendevalda efterfrågar insikter och resultat, driver det verksamheten att fortsätta fördjupa kunskapen lokalt, utveckla uppföljningen och stärka kvaliteten för olika grupper. Genom återkopplingen kan även styrningen utvecklas så att den stödjer verksamheten bättre framåt.

Reflektionsfrågor för dig i ledningen

• Hur och när frågar vi efter insikter, resultat och analys av lokal uppföljning av insatser och arbetssätt? Har vi en rutin för det i nämnd och ledningsgrupp?
• Efterfrågar vi om arbetssätt och insatser (med och utan behovsprövning) har blivit mer förebyggande, lättillgängliga, kunskapsbaserade, jämlika och jämställda? Når vi dem som behöver vårt stöd i rätt tid? Vilka når vi inte? Vad tycker olika grupper av invånare, brukare, anhöriga om våra insatser och arbetssätt?
• Hur visar vi att verksamheternas insikter och den lokala uppföljningen är viktig? Har vi en öppen dialog, både om vad som fungerar bra och mindre bra?
• Hur använder vi insikter och resultat löpande när vi fattar beslut, exempelvis om mål och resurser?

Tips på stöd hos SKR

Styrsnurran –planera, följa upp, analysera, åtgärda (öppnas i nytt fönster)

6.4 Förbättra, utveckla och implementera utifrån samlad kunskap

Förbättringsarbetet kan handla om att skruva på befintliga insatser och arbetssätt, utveckla helt nya arbetssätt och insatser eller skala upp och breddinföra det vi testat. Förbättringsarbetet bör baseras på den samlade kunskapen från lokal uppföljning, vetenskap och beprövad erfarenhet eller insikter från tester. Implementering sker inte av sig själv, verksamheterna behöver förutsättningar att genomföra det nya. Vi behöver också följa upp om förändringarna leder till faktisk nytta för invånarna eller inte.

Reflektionsfrågor för dig i ledningen

• Vilka förutsättningar har vi för att bedriva ett systematiskt kvalitetsarbete? Ger kvalitetsledningssystemet tillräckligt stöd för systematiskt kvalitetsarbete? Utgår vårt förbättrings- och utvecklingsarbete från den samlade kunskapen (lokal uppföljning, vetenskap och beprövad erfarenhet, insikter från tester)?
• Hur stöttar vi medarbetare och chefer att driva ständiga förbättringar i vardagen? Involverar vi rätt personer och aktörer i förbättrings- och utvecklingsarbetet? Finns möjligheter att göra invånare delaktiga?
• Hur skapar vi förutsättningar för verksamheten att implementera nya arbetssätt och insatser med eller utan behovsprövning, samt skala upp och breddinföra det vi testat? Finns kapacitet att införa nya arbetssätt? Har vi implementeringskunskap och kompetens inom vår organisation? Om inte, hur kan vi stärka den kompetensen genom att samarbeta med andra, till exempel andra kommuner, Regionala samverkans och stödstrukturer (RSS), forsknings- och utvecklingsenheter (FoU), lärosäten?
• Fattar vi i ledningen beslut om implementering när så krävs? Grundas våra beslut på en sammanvägning av olika kunskapskällor? Kommunicerar vi tydligt varför förändringen görs och vad som förväntas?
• Har cheferna tillräckliga förutsättningar att leda förändringsarbetet och engagera medarbetarna, minimera motstånd och säkerställa att nya arbetssätt implementeras och ger effekt?
• Följer vi upp förbättrings- och utvecklingsarbete över tid för att se om de ger önskat resultat (för invånare, för organisationen och för att uppfylla lagens intentioner)? Hur arbetar vi med att identifiera hinder som gör att förbättringar inte genomförs eller stannar av?

Tips på stöd från SKR

Lyckas med implementering, Anna Bergenström (öppnas i nytt fönster)

Förändringsledning i socialtjänsten, webbutbildning (öppnas i nytt fönster)

Metodstöd, effektfull implementering (öppnas i nytt fönster)

Tips på stöd hos andra aktörer

Implementering, Kunskapsguiden (öppnas i nytt fönster)

Checklista implementering – fiktivt exempel, Folkhälsomyndigheten (öppnas i nytt fönster)

Nyttokalkyler, Inera (öppnas i nytt fönster)

Förändringsledning – tre steg, Statskontoret (öppnas i nytt fönster)

Vägledning jämställdhetsintegrering, Jämställdhetsmyndigheten (öppnas i nytt fönster)

Handbok Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete, Socialstyrelsen (öppnas i nytt fönster)

6.5 Besluta vad vi ska sluta göra utifrån samlad kunskap

Utifrån den samlade kunskapen behöver vi identifiera vilka arbetssätt och insatser som inte skapar värde – till exempel för att de inte går i linje med socialtjänstlagens intentioner eller inte ger nytta för invånarna. Att besluta vad vi ska sluta göra är en strategiskt viktig del av ett kunskapsbaserat arbetssätt, och handlar om att stärka kvaliteten och frigöra resurser. Avvecklingen behöver också följas upp. Att sluta göra något handlar ofta om två samtidiga processer: att vi tar bort gamla arbetssätt samtidigt som vi inför nya som förväntas ge bättre resultat.

Reflektionsfrågor för dig i ledningen

• Hur identifierar vi vilka insatser och arbetssätt som inte skapar värde? Gör vi kontinuerliga analyser av vad som inte leder till goda resultat, inte stöds av vetenskap och beprövad erfarenhet och inte leder till önskvärda förflyttningar för olika grupper av brukare och invånare? Har våra verksamheter i uppdrag att kontinuerligt se över vad som skulle kunna tas bort och avvecklas?
• Hur skapar vi samsyn i ledningen om vad som ska tas bort?
• Har vi fattat beslut om att avimplementera insatser och arbetssätt?
• Hur planerar vi för avimplementering? Har vi till exempel förankrat med medarbetare, gjort en analys över risker och sett över vilka system och styrdokument som behöver uppdateras?
• Hur följer vi upp? Har vi säkerställt att arbetssätt som ska avvecklas inte lever kvar? Har vi analyserat resultat och effekter för invånare, verksamhet och organisation? Hur undviker vi att ineffektiva metoder återinförs i andra verksamheter?
• Har vi identifierat och spridit lärdomar från avvecklingen till andra verksamheter och kommuner? Vad kan vi lära från andra?
  

Tips på stöd hos SKR

Metodstöd, effektfull implementering – STEG 4: Ta bort (öppnas i nytt fönster)

Våga avimplementera! Verner Denvall (öppnas i nytt fönster)