Frågor och svar om Black Box

Av säkerhetsskäl visas inte webbadressen för tjänsten publikt. Istället får enbart de som bjuds in som användare tillgång till adressen. Du som användare ska därmed inte sprida webbsideadressen till de som inte har tillgång till systemet.

Man kan inte anmäla sig själv som användare och man kan inte eller själv skapa ett konto enkom genom att gå till webbsidan för verktyget. Ett konto måste redan vara anmält och skapat för att du ska kunna logga in för första gången.

Du som utpekad och anmäld användare loggar in med din personliga e-postadress.
I ditt välkomstmejl står det hur du gör första gången du loggar in.

Tänk på att den e-post som skickas då du ska verifiera din adress kan hamna i mappen för skräppost. Microsoft står som avsändare med adressen

msonlineservicesteam@microsoftonline.com

Hur man anmäler användare i systemet se fråga om byte av användare.

För att kunna hanteras behöver följande information finnas med i en rapportering av ett fel, en bugg eller ett förbättringsförslag:

• I vilken roll är du inloggad (arbetsgivare eller facklig representant)?
• Användarnamn (e-postadress).
• Vilken webbläsare använder du (t ex Firefox, Edge, Chrome)?
• Var i applikationen hittar du felet, beskrivning och skärmdump?
• Om det finns med något felmeddelande, inkludera det.
• Tidpunkt (om det gäller ett fel eller en bugg).
  

Skicka felrapportering till

blackboxinfo@skr.se

eller

kontakt@sobona.se

Det finns ett antal vanliga problem som kan komma att uppstå vid användning av Black Box. Användarguider och Frågor och svar har därmed tagits fram för att besvara dessa och som du hittar här på skr.se samt i den interna FAQ:n och användarguiderna inne i webbtjänsten Black Box. Läsning av dessa rekommenderas därmed i första hand. Hittar du inte svar på dina frågor i användarguider och Frågor och svar går det bra att ställa frågor via länken nedan.

Under hösten 2025 kommer vi ha ett antal supporttimmar/öppet hus via Teamslänk som det är fritt att anmäla sig till. Du anmäler dig till dessa genom att ta kontakt via e-postadresserna nedan. Därefter får du en kalenderinbjudan till möte via Microsofts mötesverktyg Teams.

För kommuner och regioner

blackboxinfo@skr.se

För arbetsgivare som är medlem i Sobona

kontakt@sobona.se

Kommuner och regioner

Endast de som är registrerade som personalansvarig respektive förhandlingsansvarig i SKR:s kontaktportal har möjlighet att anmäla ändring av användare av Black Box för er organisations vägnar. Det är en fråga om att nå en högre nivå av säkerhet att frågan hanteras av en för SKR känd person och medför ytterligare säkerhet för ett system som är byggt för att vara så säkert som möjligt samtidigt som det ska vara användarvänligt.

Sobona

Endast de som är registrerade som VD eller personalansvarig respektive förhandlingsansvarig i Sobonas medlemsregister har möjlighet att anmäla ändring av användare av Black Box för er organisations vägnar. Det är en fråga om att nå en högre nivå av säkerhet att frågan hanteras av en för Sobona känd person och medför ytterligare säkerhet för ett system som är byggt för att vara så säkert som möjligt samtidigt som det ska vara användarvänligt.

Instruktioner för byte av användare finns under rubriken Max tre användare per organisation på sidan om Black Box.

Black Box - webbtjänst för utbyte av personuppgifter facklig tillhörighet

Det är svårt för SKR och Sobona att svara på vilka som är mest lämpliga som användare. Det gäller även inom de fackliga organisationerna. För kommuner och regioner kan det vara personer inom HR, eller till exempel handläggare eller administratör vid löneenhet. Det går också bra att ange systemförvaltare eller systemägare.

Black Box som system är byggt för att vara lättanvänt. Man loggar in på en webbsida där man enkelt kan utföra önskade uppgifter. Särskild teknisk kompetens är därmed inte nödvändigt då förhoppningen är att systemet ska vara så enkelt som möjligt att använda.

Lämpligen väljer ni tre personer som i dag vanligtvis vänder sig till fackförbunden för att få listor över facklig tillhörighet utlämnade.

Då systemet hanterar känsliga personuppgifter, tillämpas minimeringsprincipen i det att endast de som måste ha tillgång till systemet, ska ha tillgång. Det innebär att parterna enats om att endast ha tre användare per organisation. Därmed bibehålls en hög grad av kontroll och säkerhet.

För vissa större organisationer kan detta upplevas som en för stor begränsning. Vi kommer under den första användningsfasen av Black Box samt vid dess första utvärdering vara lyhörda för synpunkter på antal användare.

Flera kommuner samarbetar i dag med annan arbetsgivare vid löneöversyn, till exempel att en grannkommun eller kommunalt bolag hjälper genom att begära uppgifter om facklig tillhörighet från berörda fackförbund å den andra organisationens vägnar. Önskar ni fortsätta med det upplägget går det givetvis bra även inom ramen för Black Box.

Ni som ansvarig organisation, till exempel en kommun, anmäler då att en eller två av era möjliga anmälda användare är från annan organisation, till exempel en grannkommun eller från ett kommunalt bolag medlem i Sobona.

Observera att det ändå är ni som huvudansvarig organisation som behöver anmäla användare från annan organisation. Ni rekommenderas att anmäla minst en användare från den egna organisationen, detta då ni även kommer kunna använda systemet för att hämta uppgifter om facklig tillhörighet för andra situationer än just löneöversyn, till exempel vid olika typer av förhandlingar.

En användare kan endast ha en organisation knuten till sin e-postadress.

För att en användare ska kunna hantera fler än en arbetsgivare i Black Box behöver användaren ha olika e-postadresser för varje inloggningskonto. Den ansvariga arbetsgivare tar fram ett alias till användarens redan befintliga e-postkonto.

Det innebär att oavsett vilken e-postadress användaren brukar kommer e-posten fram till samma e-postkonto och samma inkorg.

Kontakta er IT-avdelning för att skapa ett e-post-alias.

Nedan är några förslag på alternativa e-postadresser kopplat till redan befintlig

1. fornamn.efternamn1@erorganisation.se
2. förnamn1@erorganisation.se
3. En tredje variant är att ha med organisationens namn i e-postadressen istället för en siffra, då blir det enklare att hålla reda på vilken adress som går till vilket konto. Det gäller även för den fackliga sidan ni skickar frågan till. T ex enligt följande:
   fornamn.namnpadenandraorganisationen@erorganisation.se

Nej. Vid anmälan av användare ska en personlig e-postadress anmälas. Detta för att ha en så hög säkerhetsnivå som möjligt genom så kallad personlig tvåfaktorsauktorisering. Det innebär att ni inte kan anmäla en funktionsmejladress, till exempel lon@kommun.se eller HR@region.se.

Det gäller även för de fackliga organisationerna med liknande adresser som medlem@fackforbund.se eller info@fackforbund.se. De ska alltså inte användas.

De uppgifter som laddas upp från respektive part är i enlighet med vad som framgår av uppgifterna enligt kollektivavtal om utbyte av personuppgifter (AUP), bilaga 1, § 3.

Från fackförbunden

• Facklig tillhörighet och personnummer.

Från arbetsgivaren

• Personnummer över samtliga anställda eller viss enhet eller befattning, beroende på syftet med samkörningen
• arbetsställenummer (AstNr) för var den anställde arbetar
• CFAR-nummer för var den anställde arbetar.

Om arbetsgivare enbart har den AstNr eller CFAR-nummer för en anställd går det bra att enbart fylla i för den uppgift man har.

Centrala parter (fackförbund, SKR respektive Sobona) är eniga om att enbart de uppgifter som verkligen behövs ska ingå i systemet och för de ändamål som utgör skäl för samkörning, därav denna korta lista över typer av personuppgifter. Att uppgiftsminimera och inte utlämna fler personuppgifter än nödvändigt är i enlighet med principerna enligt GDPR.

Fackförbunden laddar upp uppgifter en gång per månad till systemet och ambitionen att sådan lista laddas upp cirka den 5-6:e varje månad men senast den 9:e.

Arbetsgivarna laddar lämpligen upp en fil över anställda först när behov finns om att få uppgift över facklig tillhörighet då det innebär att uppgifterna blir så aktuella som möjligt inför en samkörning. Det gör i sin tur att parterna får tillbaka så korrekta uppgifter som möjligt vilket är huvudsyftet med Black Box.

Observera att systemet aldrig kommer kunna tillhandahålla 100% korrekta uppgifter.

Systemet är tänkt att omfatta av parterna överenskomna rättsliga grunder för att begära uppgift om facklig tillhörighet:

• Den årliga löneöversynen.
• För beräkning av facklig förtroendemannatid enligt AFF 76 / LAFF 76.
• Facklig medlems bundenhet av kollektivavtal under avtalsperioden i enlighet med 26 § Medbestämmandelagen (MBL).
• För olika typer av arbetsrättsliga förhandlingar enligt lag och kollektivavtal.

Systemet är inte enbart tänkt att användas för uppgifter om facklig tillhörighet i samband med löneöversyn.

För att fackförbund och arbetsgivare ska kunna uppfylla sina skyldigheter enligt lag och kollektivavtal behöver fackliga medlemslistor lämnas från fackförbunden till arbetsgivare. Det sker med en rad olika rättsliga grunder som skäl, till exempel löneöversyn och olika arbetsrättsliga förhandlingar.

För att öka kvaliteten i de fackliga medlemslistorna har centrala parter enats om att varje år genomföra en samkörning av uppgifter mellan fackförbundens medlemmar och arbetsgivarnas anställda. Samkörningen har genomförts på central nivå av SKR (å parternas vägnar) en gång per år inom ramen för den partsgemensamma statistikinsamlingen.

Då insamlingen endast sker årligen innebär det att samkörning gjorts väldigt sällan i förhållande till att uppgifterna försämrats ju längre tid som går. Det gör att det från facklig sida förekommer en viss mängd felaktiga uppgifter, så kallad överskottsinformation. Att skicka felaktiga uppgifter är något som utlämnande part ska försöka minska ned på enligt principerna för GDPR.

Parterna ville därmed undersöka om det gick att få fram en förbättrad teknisk lösning som tillät samkörning oftare. Det ledde till en överenskommelse om ett partsgemensamt arbete enligt kollektivavtalet AUP.

Om du vill se att Black Box utvecklas med vissa funktioner eller för nya användningsområden kan dessa förslag skickas till blackboxinfo@skr.se

Inkomna förslag hanteras av centrala parters förvaltningsorganisation och i förhållande till den back-log, dvs den lista med vidareutvecklingsfrågor som finns. Centrala parter kommer bedöma om förslaget bör genomföras samt i vilken prioritetsordning i förhållande till övriga utvecklingsfrågor.

Ja. Det skulle till exempel kunna vara:

• Samkörning för partsgemensam statistik.
• För Sobona om/när Transport, Seko och Fastighets tecknar AUP/Black Box.
• Även för SKRs motparter om/när AkademikerAlliansen klivit på Black Box.

Arbetsgivarsidan har full funktionalitet i Black Box när det kommer till möjligheten att använda automatiserade processer för upp- respektive nedladdning av data. Hos berörd arbetsgivares HR-/lönesystem eller liknande kan det däremot finnas begränsningar i att koppla ihop sig med andra system via automatiserade processer.

SKR och Sobona kommer att påbörja en dialog med systemleverantörerna om en automatiserad koppling mellan Black Box och HR-/lönesystemet.