Umeå kommun: Så behåller vi erfaren personal längre

Efter att en forskningsrapport visade att många anställda i Umeå kommun övervägde att gå i pension tidigt genomfördes ett riktat projekt med syfte att förlänga arbetslivet för medarbetare. Projektet har resulterat i en ökad arbetsmotivation bland kommunens medarbetare och fler har valt att stanna kvar längre.

Bakgrunden till pensionssatsningen

Umeå kommun har under de senaste 18 månaderna arbetat aktivt med att förlänga arbetslivet för sina anställda. Demografiska utmaningar i kombination med låg arbetslöshet gör att det finns ett stort behov av att kunna behålla erfaren personal längre.

På grund av den låga arbetslösheten i norra Sverige är det svårt att rekrytera ny personal. Att förlänga medarbetarnas arbetsliv är en viktig del av den strategiska kompetensförsörjningen för att behålla vår erfarna, kompetenta personal,​ berättar Mona Morin, före detta kompetensförsörjningsstrateg i Umeå kommun.

För att hantera utmaningen, med starkt stöd från HR-direktör Karin Ahnqvist, skapades ett processteam bestående av HR-strateger från samtliga förvaltningar. Teamet reviderade redan existerande pensionsriktlinjer för att göra dem mer tillgängliga och lättförståeliga för medarbetarna.

Vi började kartlägga med frågor som: Vad har vi för policys och riktlinjer? Vad gör vi idag? De vi fann var nästan gömda, de gällde men få visste var man hittade dem och pratade om dem.

Kommande åtgärder, kommunikationsstöd och mentorskap

En åtgärd var att skapa kommunikationsstöd och faktaunderlag både till chefer och medarbetare.

Vissa chefer upplevde framtidssamtalet som lite skrämmande och svårt. Nu har vi bland annat tagit fram enklare powerpoints som fungerar som stöd och avdramatiserar samtalet, berättar Mona.

I materialet framgår bland annat kommunfakta såsom befolkningsförändringar, men även samtliga insatser kommunen erbjuder för att behålla sina medarbetare och värna ett längre arbetsliv. Det är bland annat löneväxling till pension, resultat- och prestationsbaserade lönekriterier. Kommunen vill även satsa på att utveckla olika former av mentorskap.

Mentorer är en win-win för medarbetarna och oss som arbetsgivare. För de som närmar sig pensionen och vill gå ner i tid, kan ett mentorskap vara en bra lösning. Då kan personen stanna kvar och till exempel ge en bättre introduktion till nyanställda, på så vis behåller vi kompetensen i verksamheten, säger Mona.

Från lovande preliminära resultat till verkstad

Efter projektets etablering, publicerades det som en större nyhet på intranätet som lyfte resultatet i sin helhet med riktlinjer kring pension och vad kommunen erbjuder. Publiceringen fick stor genomslagskraft.

Det var väldigt många medarbetare som hörde av sig, som tidigare inte haft någon aning om de här sakerna eller att vi jobbade aktivt med det. Så publiceringen var absolut bra för att nå ut.

Redan nu har kommunen sett en ökad arbetsmotivation och minskad pensionsrelaterad stress bland medarbetare. Fler anställda har valt att stanna längre i arbetslivet, vilket ses som en direkt konsekvens av den tydliga kommunikationen. Under hösten 2024 har en större utrullning av projektet skett.

Nu har vi skapat oss en bra grund. Frågan blir hur vi får det att rinna ner genom organisationen? Från det centrala till alla förvaltningar? Det är höstens utmaning, berättar Mona.

Framgångsfaktorer

• Stöd från ledning och chefer.
• Ta del av lärdomar från forskning, men även andra kommuner och egna erfarenheter.
• Strukturerat arbete, att lägga en pusselbit i taget.

Karin Ahnqvist
HR-direktör
Umeå kommun

karin.ahnqvist@umea.se