Upphandling av välfärdsteknik

Noggranna förberedelser lägger grunden till en god upphandling med förutsättningar för bra affärer och leverans.

Innan de slutgiltiga upphandlingsdokumenten tas fram genomförs förarbetet. Under förarbetet undersöks nuläge, behov (syftet och målet med upphandling av aktuell välfärdsteknik) och marknad (kan marknaden möta kommunens behov innehållsmässigt och ekonomiskt).

Övriga frågeställningar att tänka på är nyttoberäkning av inköpet, kommande behov av förändringsarbete, informationssäkerhet och tekniska förutsättningar.

Nuläge och behov

För att kartlägga nuläge och behov, involvera användare, både personal och brukare, till exempel genom intervjuer, enkäter eller workshopar. Ställ öppna och slutna frågor, lyssna, dra slutsatser och gör analyser av nuläge och behov.

Utifrån kartläggningen av nuläge och behov samt resultat av marknadsanalysen behöver följande göras:

• Gör en strategisk analys av vilken/vilka välfärdsteknikfunktioner som ska ingå i upphandlingen, exempel:

1. Ska både stationära och mobila trygghetslarm ingå i samma upphandling?
2. Ska även lösning för digital tillsyn ingå i samma upphandling?
3. Ska ordinärt och särskilt boende upphandlas samtidigt eller i separata upphandlingar?
4. Ska datakommunikation ingå eller ska kommunen ansvara för det i separat upphandling?
5. Fastna inte i olika lösningar utan se till funktion och behov.

• Gör en strategisk analys av vilken målgrupp som ska använda välfärdstekniken, exempel:

1. brukare med kognitiva och/eller fysiska funktionsnedsättningar
2. brukare som kan vara självständiga med hjälp av digitalt stöd och/eller brukare som även har omvårdnadsinsatser
3. enbart brukare inom äldreomsorg eller också LSS, kommunpsykiatri.

• Gör även en kartläggning och analys avseende styrkor och svagheter för nuvarande arbetsprocesser, informationsflöden, kompletterande välfärdsteknik, tekniska förutsättningar och/eller eventuella integrationer som påverkar inköpet.
• Ta ställning till om din kommun ska köpa tekniken så att ni äger den eller om kommunen istället köper en tjänst där leverantören står för hårdvara, mjukvara och drift.
• Glöm inte att gå igenom eventuella befintliga avtal som ska ersättas eller påverkar inköpet av välfärdsteknik.

Mer information om intressentgrupper finns under förändringsledning. Dessa intressentgrupper kan även nyttjas till kartläggning av nuläge och behov.

Marknadsanalys vid upphandling av välfärdsteknik

Vid en marknadsanalys kartläggs vilka leverantörer, produkter och tjänster som finns på marknaden för aktuell välfärdsteknik. Syftet är bland annat att kommunen ska få information för att kunna utforma krav som är väl avvägda mellan verksamhetens behov och marknadens förutsättningar samt för att kunna välja rätt upphandlingsförfarande.

Läs mer om marknadsanalys på en separat sida.

Marknadsanalys

Fortsatta förberedelser

Identifiera syftet med upphandling

Identifiera och kommunicera syftet med upphandling är viktigt inför kommunikationen med potentiella leverantörer både inför och under upphandlingen men också för förändringsledning och arbete med omställningen inom kommunen.

Ett sätt för att identifiera syftet med upphandling och klargöra förväntade effekter är att göra en nyttokalkyl.

Gör en risk- och konsekvensanalys

En väl genomarbetad riskanalys är en nyckelfaktor för en lyckad upphandling. Kommunen ska även göra en analys av tänkbara konsekvenser. Utöver en risk- och konsekvensanalys för själva upphandlingen, arbeta även med dataskydd och informationssäkerhet redan tidigt i upphandlingsskedet för att lyckas med kravställningen.

Riskanalys, Upphandlingsmyndigheten

Finns det ramavtal för behovet?

Adda Inköpscentral har olika ramavtal www.adda.se

Kontakta Adda Inköpscentral direkt för frågor om specifika ramavtal.

Addas ramavtal för välfärdsteknik:

Digital trygghetstjänst för gruppboende 2024, Adda

Läkemedelsautomater med distansvårdssystem 2025, Adda

Digital trygghetstjänst för ordinärt boende 2025, Adda

Ta lärdom av erfarenhet från tidigare upphandlingar

Att upphandla välfärdsteknik är komplext då det är en föränderlig teknik som också kan behöva anpassas till kommunens övriga förutsättningar. Ändå finns det lärdomar att ta från tidigare upphandlingar både från den egna organisationen och från andra kommuner.

Att upphandla är ett utvecklingsarbete och erfarenheter från tidigare upphandlingar ger grundförutsättningar för arbetet. Det kan handla om att ta till vara på och/eller utveckla tidigare upphandlingsprocesser, upphandlingsdokumentet, uppföljning av avtalsvillkor, kontakter med leverantörer. Sök efter andra kommuners upphandlingsdokument i upphandlingsdatabaser men fråga också efter deras erfarenheter kring vad som gick bra och vad som kunde gjorts annorlunda.

Överväg en gemensam upphandling

Överväg om kommunen ska göra en gemensam upphandling tillsammans med andra kommuner, antingen grannkommuner eller andra som har liknande behov och tidplan.

Fördelar med att genomföra en gemensam upphandling kan exempelvis vara mindre kostnad per kommun, ökad kompetens och bredare erfarenhet gällande välfärdsteknik i projektet samt större intresse från marknaden. Sök partners till exempel på DelaDigitalt.

Deladigitalt

Upphandlingsstrategi

Ta fram en upphandlingsstrategi innan arbetet med upphandlingsdokumenten påbörjas. Upphandlingsstrategin ska bland annat tydliggöra syfte och mål med upphandlingen baserat på tidigare förberedelser så som nulägeanalys, behovsanalys och marknadsanalys. En upphandlingsstrategi syftar också till att förankra upphandlingens innehåll, omfattning och metod hos beställare och andra intressenter.

Exempel på innehåll i en upphandlingsstrategi:

• Bakgrund, syfte och mål med upphandlingen av välfärdstekniken (med eventuell hänvisning till de tidigare analyserna).
• Strategi och metodval (exempelvis upphandlingsförfarande, avtalstyp och avtalstid, utvärderingsgrund och kravinriktning).

• Upphandlingsprojektets delmoment och tidplan samt projektorganisation.

Val av upphandlingsförfarande är särskilt viktigt vid upphandling av välfärdsteknik med hänsyn till att lösningarna är föränderliga och ibland komplexa. Val av upphandlingsförfarande beror på de tidigare analyserna gällande exempelvis upphandlingens omfattning, komplexitet och värde. Det är den upphandlande myndigheten som väljer vilket förfarande som är lämpligt för respektive upphandling. Valet av förfarande styr bland annat i vilka steg upphandlingen ska genomföras, vilka tidsfrister som gäller och om myndigheten eller enheten får förhandla med anbudsgivarna eller inte. Många gånger är det lämpligt att välja förhandlat förfarande eller konkurrenspräglad dialog vid upphandling av välfärdsteknik då området är komplext och föränderligt.

Välja upphandlingsförfarande, Upphandlingsmyndigheten

Nästa steg är upphandlingsprocessen. Ta del av den checklista som finns om Lagen om offentlig upphandling, LOU.

Checklista upphandlingsdokument, LOU